Kunden-Nachbetreuung: Briefe und Mails an Ehemalige

© FahrSchulPraxis - Entnommen aus Ausgabe April/2010, Seite 184

Es ist sicher sinnvoll, sich bei ehemaligen Fahrschülern ab und zu in Erinnerung zu bringen. Aktuelle Informationen zum Verkehrsrecht, Ankündigungen einer geplanten Motorradausfahrt oder eines Tages der offenen Tür usw. kommen meist gut an. Aber ist es eigentlich ohne Weiteres zulässig, den Ehemaligen Briefe oder E-Mails zu schicken? Ist das mit den Bestimmungen des Datenschutzes vereinbar?

Für die Abwicklung der Ausbildung muss eine größere Anzahl persönlicher Daten des Schülers wie Name, Adresse, Geburtsdatum usw. erfasst und gespeichert werden. Außerdem leitet die Fahrschule diese Daten an die Fahrerlaubnisbehörde und an die Prüforganisation weiter. So weit so gut. Aber dürfen die Daten auch über den Abschluss der Ausbildung hinaus gespeichert und zu Werbezwecken verwendet werden?

Rechtsgrundlage Bundesdatenschutzgesetz

Die Grundlage für die Erhebung persönlicher bzw. personenbezogener Daten ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSchG). Dort heißt es in § 4 (Zulässigkeit der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung):

(1) Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat.

DV-FahrlG regelt Datenspeicherung für die Ausbildung

Bei der für die Speicherung von Fahrschülerdaten relevanten „anderen Rechtsvorschrift“ handelt es sich um die Durchführungsverordnung zum Fahrlehrergesetz (DV-FahrlG).

§ 6 Abs. 4 lautet: Die im Rahmen der Fahrschülerausbildung erhobenen personenbezogenen Daten dürfen nur für diesen Zweck verarbeitet und genutzt werden und sind fünf Jahre nach Abschluss der jeweiligen Ausbildung zu löschen.

Damit ist klar, dass die Erhebung und Speicherung der Daten für Ausbildungszwecke zulässig ist. Ebenso eindeutig ist aber auch, dass die Daten spätestens fünf Jahre nach Ausbildungsende gelöscht werden müssen und definitiv nicht für andere Zwecke wie beispielsweise Werbemaßnahmen oder fahrschulinterne statistische Auswertungen verwendet werden dürfen.

Betroffene müssen weiterer Verwendung zustimmen!

Eine weitere Verwendung der Daten ist nur dann zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat. Diese Einwilligung ist im BDschG § 4a (Einwilligung) wie folgt geregelt: Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht. Er ist auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie, soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen. Die Einwilligung bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist sie besonders hervorzuheben.

Einwilligungserklärung unterschreiben lassen

Fahrschulen, sofern sie Schülerdaten zu Werbezwecken einsetzen wollen, sollten sich deshalb folgende schriftliche Erklärung vom Schüler – am besten mit einer zweiten Unterschrift – unterschreiben lassen:

Einwilligung nach § 4a BDSchG:
Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten elektronisch gespeichert werden, und gestatte der Fahrschule, die Daten auch nach Abschluss meiner Ausbildung zu Werbezwecken oder zu fahrschulinternen Maßnahmen (z.B. statistischen Auswertungen) zu speichern oder zu verwenden. Ich wurde darauf hingewiesen, dass ich diese Einwilligung jederzeit formlos widerrufen kann. Die Fahrschule ist außerdem nicht berechtigt meine Daten Dritten, ausgenommen den für die Erteilung der Fahrerlaubnis zuständigen Behörden, zugänglich zu machen.

Unterschreibt der Schüler diese Einwilligung nicht - was sein gutes Recht ist! - dann dürfen seine Daten später nicht verwendet werden.

Vorsicht bei E-Mail-Verteilern

Zum Schluss möchte ich noch darauf hinweisen, dass aus Datenschutzgründen auch die E-Mail-Adresse eines Kunden nicht so einfach Dritten zugänglich gemacht werden darf. Dies passiert aber sehr leicht, wenn man im Adressfeld „An“ oder „Kopie“ bzw. „CC“ (= Carbon Copy) des Mailprogramms alle Empfänger offen einträgt. Dann kann jeder Adressat problemlos sämtliche Adressen der anderen Empfänger einsehen und kopieren. Deshalb sollte dafür grundsätzlich das Feld „BC“: (= Blind Copy) verwendet werden. Dann bleiben die Adressen, an die eine Mail gerichtet war, für alle anderen Empfänger unsichtbar.

Jochen Klima