Private Kfz-Nutzung: Fahrtenbuch spart Steuern

© FahrSchulPraxis - Entnommen aus Ausgabe Januar/2010, Seite 18

In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung muss der Unternehmer unter anderem die private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen als Privatentnahme verbuchen. Nach den Vorgaben der Finanzverwaltung kann die Abgeltung der privaten Nutzung auf zweierlei Weise erfolgen: pauschal oder mittels Fahrtenbuch.

Bei Außenprüfungen des Finanzamtes treffen oft unterschiedliche Meinungen darüber aufeinander, für wie viele Fahrzeuge private Nutzung berechnet werden muss. Das Bundesministerium der Finanzen hat dazu mit Schreiben vom 21.01.2002, Abschnitt II, Ziffer 2, klare Regelungen getroffen. Danach wird jeder im Haushalt des Steuerpflichtigen lebenden Person, die einen entsprechenden Führerschein besitzt, ein Fahrzeug als privat genutzt zugerechnet. Differiert der Anschaffungswert der Fahrzeuge, muss die private Nutzung jeweils für die Fahrzeuge mit dem höchsten Anschaffungswert berechnet werden. Als Anschaffungswert gilt der Listenpreis des Fahrzeugs inklusive aller Sonderausstattungen und der Umsatzsteuer, aber ohne die Kosten für die Doppelpedale.

Ausnahme: Eigenes Fahrzeug

Falls die im Haushalt des Unternehmers lebenden Personen aber selbst ein Kraftfahrzeug besitzen oder der Unternehmer nachweisen kann, dass die Fahrzeuge ausschließlich betrieblich genutzt werden, entfällt insoweit die private Nutzung; für den Nachweis ausschließlicher betrieblicher Nutzung ist die Führung eines Fahrtenbuches erforderlich.

Ein Beispiel

Eine Fahrschule führt im Betriebsvermögen folgende Fahrzeuge:

• einen Audi A3, Listenpreis 32.000 €,
• einen Mercedes B-Klasse, Listenpreis 32.000 €,
• einen VW Golf, Listenpreis 31.000 €,
• ein Motorrad der Klasse A unbeschränkt, Listenpreis 8.000 €,
• ein Motorrad der Klasse A beschränkt, Listenpreis 5.000 €,
• ein Leichtkraftrad, Listenpreis 3.500 €.

Im Haushalt des Fahrschulinhabers leben dessen Ehefrau, die den Führerschein Klasse B besitzt, und die 16-jährige Tochter mit Führerschein Klasse A1; beide haben kein eigenes Kraftfahrzeug. Für keines der Fahrzeuge wird ein Fahrtenbuch geführt. Die private Nutzung ist für die beiden Pkw (Fahrschulinhaber und Ehefrau) mit dem höchsten Listenpreis (A3 und B-Klasse) sowie für das Leichtkraftrad (Tochter) anzusetzen.

Die Ein-Prozent-Regelung

Nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung muss der Fahrschulinhaber für die beiden (teuersten) Pkw pro Jahr 7.680 € (= zweimal 320 X 12) plus 420 € (= 35 X 12) für das Leichtkraftrad als Privatentnahme verbuchen und versteuern. Weil der Fahrschulinhaber sein Büro im Fahrschulraum hat und an fünf Tagen in der Woche von seiner Wohnung zur Fahrschule fährt, muss er sich zusätzlich für jeden Entfernungskilometer 0,03 Prozent des Listenpreises anrechnen. Bei einer Entfernung von 4 Kilometern bedeutet dies pro Tag 6,60 € oder 1.650 € pro Jahr (250 Tage) zusätzliche private Nutzung.

Das Fahrtenbuch

Würde der Fahrschulinhaber statt der pauschalen Regelung für die beiden teuren Pkw ein Fahrtenbuch führen und so die ausschließlich geschäftliche Nutzung nachweisen, müsste er lediglich für einen Pkw sowie für das schwere Motorrad und das Leichtkraftrad der Tochter die private Nutzung anrechnen.

Die Rechnung

Als private Nutzung stünden in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung nur noch

• 3.720 € für den Golf,
• 960 € für das Motorrad und
• 420 € für das Leichtkraftrad,

zusammen also 5.100 €.

Gegenüber der Ein-Prozent-Regelung bedeutet dies eine Ersparnis von 2.592 €. Bei einem Steuersatz von 35 Prozent führt dies zu einer jährlichen Steuerentlastung von 907 €.

Warum die Ein-Prozent-Regelung?

Meistens ist die Bequemlichkeit der Steuerpflichtigen der Grund, auf die Führung eines Fahrtenbuchs zu verzichten. Der Bundesfinanzminister hat mit Schreiben vom 9. Mai 2000 Fahrschulen die Führung eines Fahrtenbuchs erleichtert. Danach genügt es, wenn ein Fahrlehrer bei aufeinanderfolgenden Fahrstunden lediglich zu Beginn der ersten und am Ende der letzten Fahrstunde den Kilometerstand aufzeichnet und die gefahrenen Kilometer errechnet (FPX 7/2000, Seite 372). Außerdem genügt es, wenn als Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Geschäftspartner „Ausbildungsfahrten“ eingetragen wird. Den Nachweis der zusammenhängenden Fahrstunden kann der Fahrlehrer mithilfe des Tagesnachweises führen. Aber selbst diese Aufzeichnungen sind vielen Fahrschulinhabern zu aufwendig.

Elektronisches Fahrtenbuch

Hier könnte ein elektronisches Fahrtenbuch Abhilfe schaffen. Viele Hersteller bieten solche Assistenten an. Aber auch im Zubehörhandel sind elektronische Fahrtenbücher erhältlich. Für die Anerkennung eines Fahrtenbuches - ob manuell oder elektronisch - durch die Finanzverwaltung sind

• zeitnahe Führung,
• lückenlose Aufzeichnung sowie
• Verhinderung nachträglicher Änderungen oder zumindest deren Erkennbarkeit

erforderlich. Deshalb wird für manuell geführte Fahrtenbücher eine geschlossene Form (keine Loseblatt-Sammlung) gefordert. Ein mithilfe einer Excel-Tabelle geführtes Fahrtenbuch genügt diesen Anforderungen nicht, weil Änderungen jederzeit möglich sind.

Komfortable Führung

Ein elektronisches Fahrtenbuch sollte unbedingt GPS-gesteuert sein. Außerdem sollte das Gerät in der Lage sein, die Strecke aufzuzeichnen, ohne dass vor Fahrtantritt komplizierte Eingaben nötig sind. Bei den besseren Geräten genügt es, dass der Fahrer vor Fahrtantritt eingibt, ob es sich um eine geschäftliche oder eine private Fahrt handelt. Allerdings sind die Geräte in der Regel so ausgelegt, dass sie die Fahrt als Privatfahrt registrieren, wenn die Eingabe unterlassen wird.

Die Kosten

Komfortable Geräte kosten knapp über 1.000 €. Weil die Privatnutzung nach der Ein-Prozent-Regelung entfällt, amortisiert sich das Gerät meist binnen eines Jahres, zumal die Anschaffungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.

Ansgar Brendel