Datenschutz in der Fahrschule: Verpflichtung der Mitarbeiter

© FahrSchulPraxis - Entnommen aus Ausgabe April/2012, Seite 202

Unternehmen, die Daten elektronisch speichern und verwalten, sind verpflichtet, die Bestimmungen über den Datenschutz zu befolgen. Das gilt auch für Fahrschulen, die mit einem elektronischen Verwaltungsprogramm arbeiten. 

Unternehmen, in denen weniger als zehn Mitarbeiter Zugriff auf die EDV haben, sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. In solchen Betrieben muss der Betriebsinhaber, in Gesellschaften der Geschäftsführer die notwendigen Vorkehrungen für die Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzgesetzes treffen. Dazu bedarf es einer eindeutigen Zugangsbeschränkung für die EDV.

Sicheres Passwort

Der Rechner, auf dem die Fahrschulverwaltung installiert ist, muss durch ein ausreichend sicheres Passwort geschützt sein. Das gilt besonders, wenn Personen, die nicht auf das Datengeheimnis verpflichtet sind, Zugang zu dem Raum haben, in dem der Rechner steht. Es empfiehlt sich, auch Reinigungs- und Servicekräfte, die unbeaufsichtigt Zutritt zu den Räumen haben, schriftlich auf das Datengeheimnis zu verpflichten (InternetForum). Klar sollte in jedem Fall sein, dass Fahrschüler den Rechner der Fahrschulverwaltung nicht zum Üben von Prüfungsfragen benutzen können.

Datenschutz- und Geheimhaltungsverpflichtung

Alle Mitarbeiter, die mit elektronisch gespeicherten Kundendaten umgehen, müssen vom Betriebsinhaber oder Geschäftsführer über die einschlägigen Datenschutzbestimmungen belehrt werden; sie müssen überdies eine schriftliche Datenschutz- und Geheimhaltungsverpflichtung abgeben, die sinnvollerweise in den Personalakten aufbewahrt wird. Zu dem in Betracht kommenden Personenkreis gehören nicht nur Büromitarbeiter, sondern auch Fahrlehrer, die Zugriff auf Schülerdaten haben, beispielsweise beim Einsatz von elektronisch geführten Tagesnachweisen.

Muster für die Belehrung und die Verpflichtungserklärung können Mitglieder aus dem Ordner FahrSchulPraxis > Zusatzinformationen für Mitglieder im Downloadbereich des InternetForums des Fahrlehrerverbandes Baden-Württemberg e.V. herunterladen.

Laptops

Fahrschulen mit Zweigstellen benutzen oft einen Laptop, um sowohl im Fahrschulbüro als auch in der Zweigstelle immer auf den aktuellen Datenbestand zugreifen zu können. In diesem Fall ist die Sicherung durch ein Passwort unerlässlich. Dieses sollte aus mindestens acht Zeichen bestehen und Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen enthalten. Noch sicherer ist es, zusätzlich ein Verschlüsselungsprogramm zu nutzen. Es geht darum, die Daten gut geschützt zu wissen, sollte der Laptop einmal in falsche Hände geraten. Übrigens: Auch ausschließlich zu privaten Zwecken genutzte Laptops sollten immer mit einem Passwort geschützt sein.

Peter Tschöpe/Elmar Drewitz