Jahresende – Büro ausmisten

© FahrSchulPraxis - Entnommen aus Ausgabe November/2012, Seite 620

Wir nähern uns dem Jahresende und damit dem Ablauf der Aufbewahrungspflicht bestimmter geschäftlicher Aufzeichnungen und Dokumente. Im Büro türmen sich alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen usw. Da liegt es nahe, „zwischen den Tagen“ die „gesammelten Werke“ zu sichten.

Privat tut sich manch einer schwer damit, sich von lieb gewonnenen Dingen zu trennen. Im Geschäftsleben fällt der Abschied von Akten und Dateien dagegen oft erheblich leichter – manchmal zu leicht.

Mit Bedacht entsorgen

Wer als Fahrschulinhaber Unterlagen wahllos vernichtet, riskiert Ordnungsgelder, Zwangsschätzung, Verlust von Steuervergünstigungen und Widerruf der Fahrschulerlaubnis. Sollte es einmal zu einem Rechtsstreit kommen, müssen Beweisstücke her, die den eigenen Sachvortrag vor Gericht stützen. Wer andererseits alles aufbewahrt, was im Lauf eines Firmenlebens zusammenkommt, wird früher oder später den Überblick verlieren, in der Datenflut ertrinken und unter den Papierbergen ersticken. Der Umgang mit Dokumenten aller Art will also wohl überlegt und organisiert sein.

Archivierungsfristen nach Steuer- und Handelsrecht

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Abgabenordnung und UStG sind rein steuerrechtliche Vorschriften, die von jedem Gewerbetreibenden zu beachten sind. Das HGB ist vielmehr ein spezielles Gesetz, das von allen Kaufleuten beachtet werden muss. Aus Gründen der Praktikabilität sind die Aufbewahrungsfristen nach dem Handels- und Steuerrecht weitgehend angeglichen.

• 6 Jahre: Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist besteht für alle Handels- und Geschäftsbriefe (empfangene und Kopien der versandten) sowie für sonstige steuerlich relevanten Unterlagen. Darunter fällt alles, was nötig ist, einen Geschäftsvorfall transparent zu machen. Beispielsweise gehören Lohnabrechnungsunterlagen, Fahrchecks, Preislisten, Betriebsprüfungsberichte und Mahnbescheide dazu.
• 10 Jahre: Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz usw. sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Einzelheiten sind gesetzlich geregelt in § 147 Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a AO und § 257 Absatz 1 Nr. 1 und 4 HGB sowie § 14 b Absatz 1 UStG.

Wann beginnen die Fristen?

Die genannten Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden bzw. endgültig fertiggestellt worden ist. Sie enden also in der Regel auch mit einem Kalenderjahr. Wurde beispielsweise der Jahresabschluss für das Jahr 2011 im Juni 2012 fertiggestellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist nicht Ende 2011, sondern erst am 31.12.2012.

Solange aber für den Geschäftsvorgang noch Steuern festgesetzt werden können (Bsp.: angeordnete Betriebsprüfung, nur vorläufig erlassener Steuerbescheid, anhängiges Rechtsbehelfsverfahren, eingeleitetes Steuer- oder Bußgeldverfahren), läuft hinsichtlich der betreffenden Unterlagen auch die Aufbewahrungspflicht der AO nicht ab, selbst wenn die sechs bzw. zehn Jahre verstrichen sind.

Aufbewahrungspflicht nach dem Fahrlehrergesetz

Das Fahrlehrergesetz legt kürzere Aufbewahrungsfristen für Dokumente fest. Sie dienen der Überprüfung der Ausbildung und der Einhaltung von gesetzlichen Pflichten. Die Ausbildungsnachweise müssen bis zu vier Jahre nach Abschluss des Jahres aufbewahrt werden, in dem die Ausbildung abgeschlossen wurde. Die Tagesnachweise müssen ebenfalls vier Jahre nach Abschluss des Jahres aufbewahrt werden, in dem sie aufgezeichnet wurden.

Steuerrecht bricht Berufsrecht

Die fahrlehrerrechtlichen Aufbewahrungsfristen entbinden den Fahrschulinhaber jedoch nicht von der Frist der AO, da sie nicht dem Steuerrecht entstammen. Dies betrifft folgende Fälle:

• Sind die Ausbildungsnachweise in Ermangelung von Rechnungsdurchschriften als Unterlagen der Buchhaltung einzustufen, ist die nach Steuerrecht geltende Frist von zehn Jahren einzuhalten.
• Dienen die Tagesnachweise als Unterlagen der Lohnabrechnung, müssen sie nach den steuerrechtlichen Vorschriften ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.

Frist abgelaufen – dann raus

Die notwendige Einteilung in steuerliche Unterlagen einerseits und sonstige betrieblich relevante Daten andererseits kann zuweilen durchaus schwierig sein. Zumindest kleinere Fahrschulbetriebe sollten deshalb sorgfältig überlegen, ob sie mit einer generell längeren Aufbewahrung aller infrage kommenden Daten nicht besser fahren.

Ist für ein Dokument die Aufbewahrungsfrist auf jeden Fall abgelaufen und besteht auch sonst kein Grund, es zu behalten (wie z.B. bei Gerichtsurteilen, notariellen Urkunden, Schuldversprechen oder ähnlichen Dokumenten):
schreddern, löschen, vernichten Sie es. Nichts ist hinderlicher als überflüssige Unterlagen.

Ralf Nicolai