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776 E-Mail-Signatur – Pflichtangaben! Was muss sein?
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E-Mail-Signatur: Pflichtangaben! Was muss sein?
© FahrSchulPraxis - Entnommen aus Ausgabe Dezember/2017, Seite 776
Für geschäftliche E-Mails ist seit 2007 (Umsetzung der EU-Publizitätsrichtlinie 2003/58/EG) gesetzlich vorgeschrieben, welche Informationen die Signatur enthalten muss. Abgesehen von der rechtlichen Pflicht erleichtern übersichtliche und vollständige E-Mail-Signaturen dem Empfänger die Kontaktaufnahme mit dem Absender. In der Praxis erleben wir, dass manche Fahrschulen über diese Pflicht nicht ausreichend informiert sind oder Unsicherheiten darüber bestehen, welche Angaben das E-Mail-Impressum enthalten muss. Daher haben wir hier die wichtigsten Informationen zusammengefasst.
Wo sind Angaben erforderlich?
Die Angaben müssen in Geschäftsbriefen jedweder Form, also auch in E-Mails, enthalten sein. Sie müssen auf dem Geschäftsbrief selbst deutlich lesbar sein. Ein Link in der E-Mail, der auf das Impressum der Homepage des Versenders verweist, oder eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht. In der Praxis versehen Gewerbetreibende ihre E-Mails in der Regel mit einem sog. Header (Briefkopf) oder einem Footer (Brieffuß), aus dem die notwendigen Angaben hervorgehen.
Was muss man angeben?
Im Grunde muss die geschäftliche E-Mail die nach § 5 Telemediengesetz (TMG) für das Impressum vorgeschriebenen Informationen enthalten, die je nach Rechtsform des Unternehmens variieren. Sofern Sie ein geprüftes Impressum für ihre Webseite haben, können Sie die Unternehmensangaben in Ihre E-Mail übernehmen. Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse oder Webseite sind bei der Signatur keine Pflichtangaben. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten eine schnelle Rückantwort für den Empfänger und gehören mittlerweile als fester Bestandteil zur E-Mail-Signatur.
Checkliste für E-Mail-Pflichtangaben
| Pflichtangaben | Erläuterungen |
| Name der Fahrschule | Bei juristischen Personen und Gemeinschaftsfahrschulen ist eine korrekte und vollständige Firmierung erforderlich |
| Vor- und Zuname des Inhabers bzw. des verantwortlichen Leiters | Mindestens ein Vorname ausgeschrieben |
| Adresse | Postleitzahl, Ort, Straße, Hausnummer der Hauptstelle (nicht ausreichend: Postfach) |
| Nummer und Ort des zuständigen Handelsregisters | Nur sofern das Unternehmen eingetragen ist |
|
Optional: Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse und Name der Webseite Nicht erforderlich: Umsatzsteuer-ID und Aufsichtsbehörde |
Folgen falscher oder mangelhafter Angaben
Fehlende oder unvollständige Pflichtangaben in der E-Mail können verschiedene rechtliche Folgen haben. Das Gesetz sieht die Möglichkeit vor, gegen das Unternehmen ein Zwangsgeld festzusetzen (§ 14 HGB). Daneben können Mitbewerber unvollständige Informationen in der E-Mail-Signatur über einen Anwalt abmahnen lassen, wodurch Ärger und Kosten entstehen. Also enttäuschen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner nicht. Kommen Sie ihnen mit einer vollständigen, gut lesbaren, übersichtlichen und gut strukturierten E-Mail-Signatur entgegen.
Ralf Nicolai