Datenschutz beim Versenden von E-Mails: Keine "offenen" E-Mail-Verteiler!
E-Mails sind aus der geschäftlichen und privaten Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Bei dieser Art der Nachrichtenübermittlung darf der Datenschutz nicht vernachlässigt werden. Es muss u.a. sichergestellt sein, dass nicht allen Adressaten einer Nachricht die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger zugänglich gemacht werden.
Offene E-Mail-Verteiler können teuer werden
Dieser laxe Umgang mit fremden E-Mail-Adressen scheint bei Fahrschulen und anderen Gewerbetreibenden sowie bei Behörden und beim TÜV ziemlich verbreitet zu sein. Wer Mail-Adressen in den Adressfeldern „An (= Empfänger“) oder „Cc (= Kopie)” seines E-Mail-Programms einsetzt, nimmt damit billigend in Kauf, dass er allen Empfängern der Nachricht die E-Mail-Adressen sämtlicher Empfänger frei zugänglich macht. Das nennt man einen „offenen E-Mail-Verteiler“. Jeder Empfänger sieht dabei auf der bei ihm eingehenden Nachricht die Adressen aller anderen Empfänger und kann diese problemlos kopieren, verwenden und an andere weitergeben.
Das ist ein klarer Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und kann richtig teuer werden.
Vermeidung von Verstößen
Solche Risiken können leicht vermieden werden. Dazu ist es lediglich erforderlich, ausschließlich die eigene E-Mail-Adresse als Empfängeradresse einzusetzen. Die Adressen aller anderen Empfänger werden dann ins Feld Bcc (blind carbon copy; deutsch: Blindkopie) eingesetzt. Das bedeutet, dass der einzelne Empfänger nicht mehr ersehen kann, an welche anderen Personen die Mail versendet wurde und somit keinen unautorisierten Zugriff auf deren E-Mail-Adressen hat.
Will der Absender in Einklang mit dem Datenschutz über weitere Empfänger seiner Mail informieren, kann er dies direkt im Text seiner Nachricht vermerken. Etwa so: „Diese Nachricht ging an Hugo Mustermann, Paul Pfiffig, Susi Sorglos und Klaus Hastig.“
Signaturpflicht für E-Mails
An dieser Stelle erinnere ich daran, dass für geschäftliche E-Mails – das gilt auch für Fahrschulen – eine sogenannte Absendersignatur gesetzlich vorgeschrieben ist. Siehe auch FahrSchulPraxis 12/2017, Seite 776.
Was muss die Signatur enthalten?
Im Prinzip muss die geschäftliche E-Mail die nach § 5 Telemediengesetz (TMG) für das Impressum vorgeschriebenen Informationen enthalten, die je nach Rechtsform des Unternehmens variieren. Pflichtangaben sind also in jedem Fall der Name der Fahrschule, der Vor- und Nachname des Inhabers bzw. des verantwortlichen Leiters oder Geschäftsführers sowie die Postadresse. Sofern Sie ein geprüftes Impressum für ihre Webseite haben, können Sie diese Unternehmensangaben auch für Ihre E-Mail-Signatur übernehmen. Keine Pflichtangaben bei der Signatur sind Informationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Webseite. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten den Empfängern der Mail eine schnelle Rückantwort und gehören deshalb mittlerweile als fester Bestandteil zu einer kundenfreundlichen E-Mail-Signatur. Ebenfalls nicht erforderlich sind Angaben zur Umsatzsteuer-ID oder zur zuständigen Aufsichtsbehörde.
Mögliche Rechtsfolgen bei fehlender Signatur
Fehlende oder unvollständige Pflichtangaben in der E-Mail können verschiedene rechtliche Folgen haben. Das Gesetz sieht u. a. vor, gegen das Unternehmen ein Zwangsgeld festzusetzen (§ 14 HGB). Daneben können Mitbewerber unvollständige Informationen in der E-Mail-Signatur über einen Anwalt abmahnen lassen, wodurch unnötiger Ärger und nicht unerhebliche Kosten entstehen können. Deshalb, liebe Kolleginnen und Kollegen, empfehlen wir Ihnen, auf eine korrekte Signatur zu achten. Das automatische Hinzufügen dieser Daten ist bei allen gängigen E-Mail-Programmen mit wenig Aufwand möglich.
Jochen Klima
Zum Inhalt der FahrSchulPraxis Ausgabe Dezember 2022...
